في عناوين الصحف

الأخبار البحث

التقارير السنوية، التقرير السنوي، مؤسسة القاسمي، رأس الخيمة، الإماراات العربية المتحدة

مشاركة النجاح: أهمية التقارير السنوية

مؤسسة القاسمي
يناير 02, 2017

إن المؤسسات و الشركات الغير ربحية هي عبارة عن شركات ذات هدف، و إنه من المتعارف عليه أن تواصلهم مع الجهات المهتمة بأعمالهم يلعب دور كبير في تحقيق أهدافهم المتعلقة بتحسين المجتمع. و بالرغم من التركيز الحالي على التواصل مع المهتمين عبر منصات التواصل الإجتماعي، إلى إنه من الخطأ إستنكار أهمية بعض الوسائل التقليدية للتواصل. و تعتبرالتقارير السنوية هي أحد هذه الوسائل.

بالرغم من أن الدعامة الأساسية للعديد من المؤسسات في تلبية الالتزامات التنظيمية و إثبات المسؤولية أمام الجهات المعنية، ما زالت التقارير السنوية تتطور أيضاً ولم تعد فقط مجرد أدوات لتوثيق المسؤولية المالية، وينظر إلى التقارير السنوية بشكل متزايد كوسيلة لعرض الأهداف التنظيمية والآثار المترتبة، وتعميق إشراك أصحاب المصلحة، و تحفيز الدعم في المستقبل. وفيما يلي خمسة اتجاهات وبعض الأمور المهمة التي يجب مراعاتها عند تلخيص عمل مؤسستك في عام ٢٠١٦:

١- التقارير المطبوعة و التقارير الرقمية

تقوم المزيد من المؤسسات الآن بتجربة نشر تقاريرها السنوية عبر شبكة الإنترنت (أو نشر مواد مكملة للتقرير المطبوع عبر شبكة الإنترنت)، حيث أن التقارير الرقمية تسمح بدرجة أعلى من الإبداع و المرونة في طريقة عرض المعلومات. و تستخدم جميع الفيديوهات، و معارض الصور، و المحادثات الصوتية ، و المقابلات، و روابط العروض التفاعلية بشكل أكبر الآن. ووفقاً على طريقة بنائها، تسمح التقارير الرقمية للجهات ذات العلاقة في البحث عن المعلومات و المواد الأكثر أهمية لهم. و بالرغم من إنخفاض تكاليف إنتاج التقارير الرقمية مقارنةً بالمطبوعات، إلا أنه يوجد بعض السلبيات في الإعتماد عليها مثل ضرورة وجود موظفين و مستشارين خبراء و ملمين بالتكنولوجيا داخل المؤسسة و لزوم تأكيد إيصال المعلومات بالطريقة الصحيحة عند عدم توفرها بأسلوب تسلسلي كما توجد في المطبوعات. كما أن للمطبوعات قابلية الوصول إلى بعض الجهات ذات العلاقة و المتبرعين الذين لا يستخدمون الوسائل الرقمية. إنه من الضروري أن تكون المؤسسة على إلمام بالجهات المهتمة بعملها لمعرفة قدراتها على التواصل و كمية التركيز اللازمة إما على التقارير المطبوعة أو التقارير الرقمية.

٢- الإنجازات مقابل الفعاليات

قد يكون من السهل تلخيص الفعاليات، و لكنه نادراً ما تجذب هذه التلاخيص القراء. تتمتع المؤسسات و الشركات الغير ربحية التي تستثمر وقتها في تعريف و مراجعة و مشاركة إنجازاتها بطريقة معنوية و صريحة على إنسجام أكبر من الجهات ذات العلاقة و مواصلة إنسجامهم. و قد يكون من المهم أيضاً مشاركة المؤسسات للدروس التي تعلمتها من أخطائها أو مشاركة بعض المصاعب التي واجهتها على مدار العام حيث تقوم هذه الشفافية ببناء المصداقية و إستعراض قدرة المؤسسة على الإستجابة للحالات الغير متوقعة و سعيها المتواصل للتحسن. كما أن هذه الشفافية تساعد الجهات ذات العلاقة على معرفة التحسينات المجتمعية التي تسعى المؤسسة إلى تحقيقها.

٣- الأهداف المؤسسية مقابل الأهداف الإدارية

تأخذ الأهداف و الإنجازات السنوية العديد من الأشكال في المؤسسات و الشركات الغير ربحية و إنه من الضروري فهم الجماهير قبل إختيار المعلومات التي سوف تستخدم في التقرير السنوي. و بشكل عام، إنه يفضل التركيز على الأهداف المؤسسية عوضاً عن الأهداف الإدارية و ترك ذلك للتقارير الداخلية. و على المؤسسات الربحية الأخذ بعين الإعتبار كيفية شكرها للمتبرعين في حالة أخذ قائمة المتبرعين لعدد كبير من الصفحات في التقرير. يمكن شكر المتبرعين بالعديد من الطرق على مدار العام، و إن تحقيق ذلك بالشكل الصحيح سوف يساعد على بناء العلاقات و ضمان الإستثمارات المستقبلية من هذه المجموعة المهمة من أصحاب ذو العلاقة. بالإضافة إلى ذلك، أنه من المهم الدعوة إلى المبادرة في نهاية التقرير حيث أن الهدف من التقارير التي تركز على الإنجازات المؤسسية إلهام الجهات ذو العلاقة و تعتبر الدعوة إلى المبادرة فرصة مهمة تساعد القارئ على معرفة كيفية مساعدة المؤسسة في تحقيق أهدافها نحو التغيير الإجتماعي.

٤- الصور و المرئيات

إن كانت الصور تغني عن ألف كلمة، فإنها ضعف ذلك في التقارير السنوية حيث تشير العديد من الأبحاث على مدى تأثير الصور الفعالة في خلق إنطباع مستدام على القارئ. إنه من الصعب في التقارير موازنة كمية المعلومات التي تساعد على إيصال المعلومات إلى القارئ و كمية الصور الفعالة التي تساعد القارئ على الإرتباط بأهداف المؤسسة على المستوى العاطفي. و قد أصبحت أداة الجرافيكس المعلوماتية كثيرة الإستخدام لقدرتها على تحويل معلومات معقدة إلى مرئيات سهلة الإستيعاب و لابد من التخطيط قبل إستعمال هذه الأداة. إنه من المهم الأخذ بعين الإعتبار كيفية عرض المعلومات بأفضل الطرق في مرحلة جمعها و إيجاد فرص لعرض أهداف و إنجازات المؤسسة بشكل مرئي و التخطيط لذلك مبكراً يضمن سلاسة عملية تصميم أداة الجرافيكس المعلوماتية، و عرض المعلومات باشكل الصحيح و المرغوب به، و ضمان درجة إنسجام عالية من القرّاء. بالإضافة إلى ذلك، إنه من المهم إستخدام إقتباسات للصور و مقتطفات من النص حيث أن بعض القراء يفضلون قراءة هذه العناصر فقط لذا فإنه من المهم إختيارها بحذر و إستخدامها لإيصال النقاط المهمة و الأساسية.

٥- القصص مقابل التقارير

تعتبر الأرقام، و الإحصاءات، و التوقعات جميعها جزء مهم لا يتجزأ من التقارير السنوية التي تنشر الآن و في المستقبل. و بالرغم من كمية المعلومات المهمة التي تحملها هذه العناصر، إذ أنها لا تمتلك القدرة على التواصل على المستوى الشخصي مع القارئ و لذلك، يتم إستخدام عناصر سرد القصص بشكل أكبر الآن على هيئة إقتباسات مباشرة، و السرد بإستعمال الشخص الأول، و المقابلات مع المستفيدين من أعمال المؤسسة، و تسليط الضوء على الحالات الخاصة حيث أن جميعها تلعب دور فعال في مساعدة القارئ على التواصل على المستوى الشخصي مع أعمال المؤسسة. و تقترح كيمبيرلي روث، كاتبة زائرة في موقع GettingAttention.org أن على المؤسسات إستخدام أسلوب سرد القصص بهدف تسليط الضوء على أهم أعمال المؤسسة أو رؤوس الأقلام. ما هو الذي يستحق تسليط الأضواء في تقريرك السنوي؟